DESENHO SUPER ENGRAÇADO DA ROTINA DE UM PREGUIÇOSO NO ESCRITÓRIO

“Quem teve a ideia de cortar o tempo em fatias, a que se deu o nome de ano, foi um indivíduo genial. Industrializou a esperança, fazendo-a funcionar no limite da exaustăo. Doze meses dăo para qualquer ser humano se cansar e entregar os pontos. Aí entra o milagre da renovaçăo e tudo começa outra vez, com outro número e outra vontade de acreditar, que daqui para diante vai ser diferente.”
(Carlos Drummond de Andrade)


Agora que você já fez a famosa contagem regressiva, bebeu champanhe, cumprimentou amigos e familiares, fez ótimas refeições e dormiu bastante, bem-vindo de volta ao cotidiano.


Para algumas pessoas, não passou de um dia como outro qualquer, uma passeadinha a mais do ponteiro nos relógios, exceção feita a uma mesa mais farta e ao final de semana prolongado.

Todavia, prefiro seguir Drummond, aproveitando a magia do momento para refletir sobre os últimos doze meses, repensar sobre os objetivos e metas traçadas, e recomeçar a luta e a caminhada.

Em Administração, utilizamos um expediente importado lá do Oriente, mais precisamente do Japão pós-guerra, chamado de “5 S”.
Este nome provém de cinco palavras japonesas iniciadas pela letra “s”: Seiri, Seiton, Seisou, Seiketsu e Shitsuke.

Seiton - Senso da Arrumação

CONCEITO: “Identificar e Arrumar TUDO, para que qualquer pessoa possa localizar facilmente”

Também pode ser definido como Senso de Ordenação, Sistematização, Classificação, Limpeza.
O objetivo é identificar e arrumar tudo, para que qualquer pessoa possa localizar facilmente o que precisa e a visualização seja facilitada.

Nesta fase é importante:
• padronizar as nomenclaturas;
• usar rótulos e cores vivas para identificar os objetos, seguindo um padrão;
• guardar objetos diferentes em locais diferentes;
• expor visualmente os pontos críticos, tais como extintores de incêndio, locais de alta voltagem, partes de máquinas que exijam atenção, etc.;
• determinar o local de armazenamento de cada objeto;
• onde for possível, eliminar as portas;
• não deixar objetos ou móveis no meio do caminho, atrapalhando a locomoção no local.

Vantagens:
• Menor tempo de busca do que é preciso para operar, ler, enviar, etc.;
• Menor necessidade de controles de estoque e produção;
• Facilita transporte interno, controle de documentos, arquivos ou pastas, além de facilitar a execução do trabalho no prazo;
• Evita a compra de materiais e componentes desnecessários ou repetidos ou danos a materiais ou produtos armazenados;
• Maior racionalização do trabalho, menor cansaço físico e mental, melhor ambiente;
• Melhor disposição dos móveis e equipamentos;
• Facilitação da limpeza do local de trabalho.

A ordenação eficiente do material de trabalho deve ser implantada com uma nomenclatura padronizada e divulgada dos arquivos, pastas, documentos, salas, estoques, etc e com a indicação correta do local de estocagem. As pessoas devem saber onde procurar cada coisa quando necessário e todos devem seguir as regras.
É importante fazer uma análise da situação atual da instituição, como as coisas estão organizadas e onde. Sempre que possível, deve-se trabalhar para reduzir os estoques e qual o melhor local para guardar cada coisa.

A idéia principal nesta fase é:
“Um lugar para cada coisa e cada coisa em seu lugar.”

Implantação do Programa 5S no SENAI –SC

Objetivos:

- Preparação do ambiente para a qualidade total;
- Melhoria das condições de trabalho;
- Redução de desperdícios de materiais e tempo;
- Aumento de produtividade;
- Melhoria do aproveitamento do espaço físico;
- Melhoria da qualidade de vida;
- Incentivo à criatividade;
- Redução de custos;
- Melhoria de lay-out e fluxo dos processos;
- Prevenção de acidentes;
- Melhoria da integração entre os colaboradores;
- Facilitar a localização de documentos através do gerenciamento visual;
- Melhorar o moral dos colaboradores;
- Criação de procedimentos internos.

Passos para a implantação:

- Reunião de sensibilização da alta administração da empresa: reunião de duas horas aproximadamente realizada entre os consultores do SENAI e a diretoria e gerências da empresa para apresentação do Programa e seus objetivos;
- Divulgação formal do programa em toda a empresa;
- Palestras de conscientização com todos os colaboradores (palestra de 1,5 a 2 horas com grupos de até 30 pessoas);
- Definição do coordenador e grupo gestor;
- Preparação do grupo gestor: curso "Programa 5S" de 12 horas;
- Elaboração do plano de ação do programa;
- Registro da situação atual;
- Preparação para o housekeeping (Dia do descarte);
- Realização do housekeeping conforme planejado;
- Implantação do gerenciamento visual: Curso de 8 horas;
- Treinamento da equipe de auditores do estado 5S curso de 12 horas;
- Preparação do programa de auditorias;
- Realização da primeira auditoria;
- Reunião do grupo gestor para análise dos resultados;
- Acompanhamento para manutenção;

Seiton

Senso de ordenação. Enfoca a necessidade de um espaço organizado. A organização, neste sentido, refere-se à disposição das ferramentas e equipamentos em uma ordem que permita o fluxo do trabalho. Ferramentas e equipamentos deverão ser deixados nos lugares onde serão posteriormente usados. O processo deve ser feito de forma a eliminar os movimentos desnecessários.

5S é uma metodologia de origem japonesa para a organização de quaisquer ambientes, principalmente os de trabalho. É composta de cinco princípios ou sensos, cujas palavras transliteradas para o nosso idioma, iniciam-se com a letra "S". O 5S pode ser aplicado em qualquer ambiente, inclusive espaços ao ar livre, residências, pequenos ambientes e até na organização de apenas um armário ou bolsa.

Os propósitos da metodologia 5S são de melhorar a eficiência através da destinação adequada de materiais, especialmente os desnecessários, organização, limpeza e identificação de materiais e espaços e a manutenção e melhoria do próprio 5S.

Os principais benefícios da metodologia 5S são:

• 1. Maior produtividade pela redução da perda de tempo procurando por objetos. Só ficam no ambiente os objetos necessários e ao alcance da mão.
• 2. Redução de despesas e melhor aproveitamento de materiais. O acúmulo excessivo de materiais tende à degeneração.
• 3. Melhoria da qualidade de produtos e serviços
• 4. Menos acidentes do trabalho.
• 5. Maior satisfação das pessoas com o trabalho.